Kasa fiskalna

Wzorem dokumentu możemy mianować jakikolwiek pierwowzór, na zasadzie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie wyżej wspomnianego schematu w znaczny sposób umożliwia skrócenie czasu tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy także zminimalizować sytuacje powstania omyłek w dokumencie, który wystawiamy.

Szczególnym rodzajem dokumentu, jest dokument księgowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, jakie zachodzą między poszczególnymi podmiotami lub stronami. Powyższy akt prawny często zwany jest dowodem, ponieważ na jego podstawie mamy możliwość dochodzić swoich żądań zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu przeznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.

I tak oto możemy podzielić je na:

• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w oryginale klientowi,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych
• Korygujące.

Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję również jako podstawa sprawozdania finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Winny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym wypadku omyłek, przeróbek lub prób usunięcia informacji. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:

• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Określony typ dowodu,
• Datę wydarzenia i czas wystawienia dowodu rachunkowego,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,
• Zapis stwierdzający kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi zostać sporządzony w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych aktów prawnych.