Kasa fiskalna
Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, rejestrujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy posiada każdy sprzedawca, będący płatnikiem podatku VAT oraz zbywający swoje produkty na rzecz:
- osób fizycznych niebędących płatnikami podatku VAT;
- osób fizycznych będących płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów;
- rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla gospodarstwa.
Sprzedawca taki powinien ewidencjonować swój obrót za pomocą kasy fiskalnej, jeżeli przekroczy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim asortymencie mają alkohol lub papierosy.
Wszystkie towary, będące na stanie sklepu, zaprogramowane są na kasie fiskalnej. Kasa koduje ich nazwę, cenę i stawkę PTU, za pomocą specjalnego kodu (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, towar wyszukiwany jest w bazie i rejestrowany na taśmie. Automatycznie także zmianie ulega stan magazynowy sklepu – zmniejsza się ilość towaru o produkt zeskanowany. Kasa fiskalna drukuje oryginał i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przechowywane przez okres pięciu lat w suchym chłodnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Codziennie sprzedawca obowiązany jest do robienia na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia i obrotu z tego dnia. Raporty dzienne są zapisywane w pamięci kasy fiskalnej, którą w niezmienionym stanie (bez naruszeń, zmian itp.) należy przechowywać przez pięć lat oraz okazywać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolnego.
Wszelkich przeglądów oraz napraw, może dokonywać jedynie autoryzowany importer kas fiskalnych, który posiada niezbędne uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w specjalnej księdze, którą także okazuje się odpowiedniemu organowi podczas kontroli.
Po zakupie, kasa pracuje w trybie szkolenia, dlatego można bez problemu sprawdzić wszystkie jej funkcje, wprowadzić towar, przeszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu przedsiębiorstwa, wszystkie wprowadzane dane, zapisywane są w pamięci kasy fiskalnej.
Utarg z aksy fiskalnej po zakończeniu miesiąca powinno się zaewidencjonować w systemie ksiegowym takim jak księgowość internetowa